Yusuf Ali Hamzah: Menu, Ikon dan Mail Merge

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.

Secara default tampilan area kerja program MS Word 2007 atau 2010 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View.

Dengan adanya Microsoft word ini, orang-orang yang bekerja baik di suatu perusahaan maupun di instansi pemerintahan akan mudah dalam pekerjaannya.

Dalam penulisan dokumen, word mempunyai pilihan jenis dan ukuran font yang sangat banyak. word juga dilengkapi fasilitas pemformatan dokumen, berbagai macam latar belakang dokumen, clip art, gambar dan table. Word juga dapat digunakan mengorganisasi data dan membuat grafik. Selain itu, word juga digunakan secara bersama-sama dengan Microsoft office yang lain.

Word dilengkapi dengan fasilitas yang memungkinkan penggunanya menulis e-mail dan mengirimkannya secara langsung melalui jendela word. Word juga dilengkapi fasilitas untuk membuat halam-halaman web.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa pengertian menu dan ikon.?

1.2.2 Apa fungsi menu dan ikon.?

1.2.3 Bagaimana mengatur format tampilan halaman.?

1.2.4 Apa pengertian mail merge.?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk menjelaskan pengertian menu dan ikon;

1.3.2 Untuk mengetahui fungsi menu dan ikon;

1.3.3 Untuk mengetahui mengatur format tampilan halaman;

1.3.4 Untuk mengetahui mail merge;

1.4 Sistematika Penulisan

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Tujuan Penulisan

1.4 sistematika Penulisan

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian menu dan ikon

2.2 Fungsi menu dan ikon

2.3 Mengatur format tampilan halam

2.4 Mail merge

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan

3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Menu dan Ikon

Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Office Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada Baris Menu
Ketika pertama kali mengaktifkan program Microsoft Office Word, maka akan nampak area kerja terbagi menjadi beberapa bagian menu yaitu: Menu Bar, Title Bar, Toolbar, Kontrol Menu, Status Bar dan sebagainya.

Menu adalah sederetan perintah atau program yang terdapat dalam microsof office word atau excel. Menu bar adalah sebuah strip horizontal yang berisi daftar menu yang tersedia untuk program tertentu untuk membantu memudahkan dalam bekerja dan terorganisir sesuai dengan apa yang diharapkan.Contohnya Menu File, Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View dan Add-Ins.

Ikon adalah gambar-gambar kecil yang tersusun dibawah menu bar yang diikuti dengan identitasnya. Tujuan ikon ini adalah untuk memudahkan dalam pekerjaan terutama pengetikan. Banyak sekali ikon-ikon yang terdapat dalam Microsoft office word dengan tampilan yang menarik.

2.2 Fungsi Menu dan Ikon

Adapun fungsi menu dan ikon yang terdapat dalam Microsoft office word diantaranya sebagai berikut :

a. Memformat Teks

a) Mengganti jenis, bentuk, dan ukuran huruf teks.

Jenis, bentuk dan ukuran huruf bisa diubah sesuai dengan keinginan. Caranya dari menu format → klik font atau bisa juga dari toolbar formatting dengan menyorot (blok) terlebih dahulu teks yang akan diformat.

b) Memberi pewarnaan teks.

Secara default warna teks adalah hitam, tetapi bisa diubah dari menu format → font → font color serta memilih warna yang tersedia.

c) Pemberian efek pada teks.

Untuk memberikan effek pada teks dapat dilakukan dari menu format → font → effects.

b. Drop Cap

Drop Cap adalah penulisan hurup depannya besar yang membedakannya dengan yang lain. adapun cara membuat drop cap adalah sebagai berikut :

§ Blok huruf yang akan dibuat drop cap.

§ Pilih menu format → drop cap.

§ Pada bagian position, pilih dropped.

§ Pada bagian options terdapat lines to drop da nisi nilainya sesuai dengan jumlah baris yang akan dilewati drop cap.

§ Klik OK

c. Mengedit / Menyunting Teks

Didalam mengedit atau menyunting teks terdapat beberapa format diantaranya sebagai berikut :

a) Menghapus.

Terdapat tiga cara yang umum digunakan untuk menghapus penulisan kata atau karakter diantaranya :

§ Cara pertama, blok kata/teks yang ingin dihapus lalu pilih edit → clear → content.

§ Cara kedua, untuk menghapus karakter disebelah kanan kursor mouse dapat menggunkan tombol Del pada keyboard.

§ Cara ketiga, untuk menghapus karakter disebelah kiri kursor tekan tombol Backspace ( ← ) yang ada disebelah atas keyboard.

b) Menyalin atau mengcoppy teks.

Untuk menyalin teks dapat dilakukan dengan cara memblok teks yang inging dicoppy lalu tekan paste atau bisa dengan cara CTRL + C lalu CTRL +V.

c) Memindahkan teks.

Selain menghapus dan menyalin teks, kita dapat memindahkan teks kelokasi lain yang kita inginkan dengan cara :

§ Memblok teks yang ingin dipindahkan lalu coppy dan paste ditempat yang berbeda.

§ Drag and drop.

d) Mencari dan mengganti kata pada teks atau dokumen yang aktif.

Kita dapat mencari sekaligus mengganti kata yang tidak kita inginkan dalam teks atau dokumen yang sedang aktif dengan cara mengklik tombol replace → find what → replace with → replace all lalu klik find next.

d. Bullet and Numbering

Bullet adalah suatu symbol yang digunakan untuk memberi ciri (merk) suatu kalimat atau memisahkan suatu point kalimat dengan point yang lainnya atau merupakan penomoran tanpa mengunakan angka melainkan dengan atau symbol-simbol seperti ( • ۞ ▪ ☻).

Numbering memiliki kesamaan dengan bullet, hanya yang disisipkan berupa bentuk angka atau huruf dengan segala formatnya. Misalnya 1, 2,3 dst. a, b, c dst. 1.1, 1.2, 1.3 dst.

e. Memberi Bingkai (Border) pada Paragraf

Agar dokumen kita lebih indah, maka harus ditambah dengan bingkai atau hiasan dokumen. Adapun caranya sebagai berikut :

§ Blok teks pada paragraph yang ingin diberi bingkai.

§ Pilih menu format → klik border and shading.

§ Pada bagian setting, pilih jenis bingkai yang kita inginkan.

§ Pada bagian style, pilih jenis garis yang sesuai.

§ klik OK.

f. Menyisipkan Gambar Auto Shape

Auto shape merupakan bentuk-bentuk gambar geometris, seperti garis lingkaran, persegi, bintang, dengan format yang sudah tersedia. Cara menggunakannya sebagai berikut :

§ Pilih menu insert → auto shape/shapes.

§ Pilih bentuk gambar yang yang diinginkan

§ Drag and drop mouse untuk mulai menggambar.

2.3 Mengatur Format Tampilan Halaman

Saat mengetik dokumen menggunakan Microsoft Word kadang perlu untuk berpindah antar bentuk tampilan halaman untuk mempermudah pembuatan dokumen. Untuk mengatur atau mengganti tampilan lembar kerja atau tampilan halaman dokumen di Microsoft Word 2007 atau 2010 kita dapat menggunakan langkah berikut :

a. Menu View

1. Klik menu ribbon View.

2. Selanjutnya pilih salah satu dari grup Document Views dan klik :

Ø Print Layout : untuk menampilkan halaman atau lembar kerja sesuai dengan tampilan hasil pencetakan / print.

Ø Full Screen Reading : untuk menampilkan dokumen dalam tampilan full screen alias selayar penuh guna memanfaatkan ruang atau luas layar secara maksimal dan sekaligus mempermudah memberikan komentar

Ø Web Layout : untuk menampilkan dokumen sebagaimana yang akan ditampilkan dalam bentuk halaman web / situs.

Ø Outline view : untuk menampilkan dokumen dalam bentuk outline dan sekaligus menampilkan tool untuk pembuatan outline

Ø Draft view: untuk menampilkan dokumen dalambentuk draft untuk memanfaatkan penulisan teks secara cepat. Pada tampilan ini ada beberapa bagian dokumen seperti header dan footer yang tidak akan ditampilkan.

b. Page Setup

Perintah Page Setup adalah salah satu perintah yang paling penting dalam Microsoft Word. Dalam menu page setup anda dapat mengatur Margins seluruh dokumen misalnya, Ukuran Kertas, Jarak/ukuran header dan footer, Paper Source serta Layout (tata letak kertas/halaman).
Pilih menu File (Alt + F) > Page Setup (Alt + U) atau klik 2 x ruler sebelah kiri akan muncul kotak dialog Page Setup diantaranya sebagi berikut :

a) Margins

· TOP : Untuk mengatur jarak/batas antara bagian atas teks pada dokumen dengan tepi kertas bagian atas

· Bottom : Untuk mengatur jarak/batas antara bagian bawah teks pada dokumen dengan tepi kertas bagian bawah

· Left : Untuk mengatur jarak/batas antara bagian kiri teks pada dokumen dengan tepi kertas bagian kiri

· Right : Untuk mengatur jarak/batas antara bagian kanan teks pada dokumen dengan tepi kertas bagian kanan

· Gutter : Untuk memberi jarak tertentu pada tepi kiri atau atas kertas dengan tujuan memberi ruang kosong untuk penjilidan

· Gutter Position : Untuk menentukan pada posisi mana gutter ini diterapkan (kiri atau atas)

b) Orientation

· Portrait : Untuk mentukan posisi kertas dengan arah tegak (vertical)

· Landscape : Untuk mentukan posisi kertas dengan arah melebar (horizontal)

c) Pages

· Multiple Pages

· Normal

· Mirror Margins : Untuk mengatur halaman secara bolak – balik sehingga bisa dicetak bolak – balik, biasanya digunakan untuk membuat buku

· 2 page per sheet : Untuk mengatur dokumen agar bisa dicetak 2 halaman dalam satu kertas

· Book fold :

d) Preview

Ø Apply to

Ø Whole Document : Agar semua perubahan margin berlaku, untuk seluruh halaman pada dokumen

Ø This Point Forward / Selected text : Agar perubahan margin berlaku mulai posisi kursor hingga akhir naskah

Ø Paper Size : Untuk memilih ukuran kertas. Anda bisa menentukan ukuran kertas sendiri dengan memilih “Costum Size” atau langsung ketik ukuran lebar di Width dan panjang di Height.

Ø Paper Source

o First Page : Spesifikasi atau sumber kertas yang digunakan pada halaman pertama dari seluruh dokumen. (tergantung dari printer yang terinstal)

o Other Page : Spesifikasi atau sumber kertas yang digunakan pada seluruh halaman dalam dokumen selain halaman pertama. (tergantung dari printer yang terinstal)

e) Layout

1. Section

Ø Section start : Pilihan didokumen mana pengaturan pagesetup akan diterapkan

Ø Suppress Endnotes

Ø Section Direction : Mengatur arah teks mulai kiri-ke kanan atau kanan-kekiri.

2. Header and Footers

Ø Different Odd and Even :

o Membuat header atau footer yang berbeda antara halaman genap dan halaman ganjil.

Ø Different First Page :

o Membuat header atau footer yang berbeda pada halaman pertama dari seluruh dokumen.

3. From Edge

Ø Header : Menentukan posisi atau jarak header antara tepi atas kertas ke posisi header.

Ø Footer : Menentukan posisi atau jarak footer antara tepi bawah kertas ke posisi footer.

4. Page

Ø Vertikal Aligment : Menentukan susunan teks secara vertikal antara margin atas dan bawah dari halaman. Pengaturan akan berfungsi apabila halaman penuh.

Ø Apply To : Menerapkan pengaturan yang sudah anda lakukan berlaku untuk sebagian atau seluruh dokumen.

Ø Line Number : Untuk menambah atau menghapus line number (nomor baris) di bagian dokumen yang dipilih. Biasanya untuk membuat list numbering

Ø Border : Untuk mengatur atau memberi bingkai pada halaman dalam dokumen.

Ø Default : Untuk mengembalikan pengaturan page setup sesuai dengan pengaturan aslinya atau standart template pada word.

2.4 Mail Merge

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Istilah lain dari mail merge :

Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .

Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .

Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

Langkah-langkah pembuatan mail merge ( surat massal ) pada Microsoft office word diantaranya sebagai berikut :

1. Buat file-nya ( surat atau sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan ).

2. Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard.

Step 1

§ Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

§ Klik Next: Starting document

Step 2

§ Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

§ Klik Next: Select recipients

Step 3

§ Asumsikan kita belum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

§ Pilih Type a new list,

§ Pilih Create

§ Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

§ Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu

§ Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add

§ Ketik Nomor

§ Klik tombol OK

§ Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamatnya.

§ Kalau sudah, klik tombol OK

§ Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama

§ Untuk menambahkan data baru, klik saja tombol New Entry, terus isi lagi datanya.

§ Kalau dirasa daftar namanya sudah cukup, klik tombol OK

§ Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (√ )

Step 4

§ Letakkan kursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat

§ Klik menu More Items

§ Pilih Nomor

§ Klik tombol Insert

§ Klik tombol Cancel

§ Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat

§ Klik menu Next: Preview you letters

Step 5

§ Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karena kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

Step 6

§ Kita telah selesai membuat Mail Merge

§ Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.

§ Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.

§ maka selesai proses mail merge-nya.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Adapun fungsi menu dan ikon yang terdapat dalam Microsoft office word diantaranya sebagai berikut :

1. Memformat teks.

2. Drop Cap

3. Mengedit / menyunting teks.

4. Memberikan bingkai (border) pada paragraph.

5. Menyisipkan gambar auto shape.

Cara mengatur tampilan halaman di Microsoft office word yaitu dengan cara sebagai berikut:

1. Klik menu ribbon View.

2. Selanjutnya pilih salah satu dari grup Document Views dan klik :

Ø Print Layout : untuk menampilkan halaman atau lembar kerja sesuai dengan tampilan hasil pencetakan / print.

Ø Web Layout : untuk menampilkan dokumen sebagaimana yang akan ditampilkan dalam bentuk halaman web / situs.

Ø Outline view : untuk menampilkan dokumen dalam bentuk outline dan sekaligus menampilkan tool untuk pembuatan outline

3.2 Saran

Penulis menyadari bahwa tidak ada yang sempurna didunia ini oleh sebab itu kami terbuka kepada siapa saja yang ingin menyampaikan saran dan kritiknya kepada saya selaku penulis untuk memperbaiki tulisan yang saya susun ini.

Dengan mengucapkan syukur alhamdulillah, penulis telah menyelesaikan makalah ini walaupun sangat sederhana, mudah-mudahan bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi kita semuanya. Amin..

DAFTAR PUSTAKA

http://ilmuoffice.blogspot.com

Diunduh pada hari Rabu, 12 Maret 2014

Pada Jam 21 : 30 WIB

Pandia, Henry. 2004. Teknologi Informasi dan Komunikasi.Jakarta : Erlangga.

Yusuf Ali Hamzah

Sabtu, 26 April 2014

Menu, Ikon dan Mail Merge

Translate